Sistema de Controle de Processos Jurídicos via WEB na Defensoria Pública do Estado do Pará

Trata-se de um sistema informatizado desenvolvido e implantado em todas as Unidades Metropolitanas e Várias unidades Regionais da Defensoria Pública paraense, possibilitando celeridade e desburocratização no atendimento ao assistido e encaminhamento imediato de processos ao Judiciário pelo Defensor Público, através do cadastro das informações pessoais do assistido, onde é feita a triagem do mesmo, realizando assim o levantamento estatístico qualitativo e quantitativo, podendo encaminhá-lo para outros órgãos afins de acordo com a demanda descrita, cadastrando também no sistema a demanda por assunto e classe relacionados com a tabela de Classe e Assuntos do Conselho Nacional de Justiça. Nesse modelo, quando o usuário que procura a Defensoria é encaminhado para atendimento do defensor, este tem a possibilidade de realizar o peticionamento eletrônico no momento do primeiro atendimento ou retorno, com todos os dados pessoais e relatos disponíveis on-line (já cadastrados na etapa da triagem e cadastro do assistido) desde o ingresso do cidadão. Este ordenamento possibilita um total controle de todas as etapas internas do atendimento ao assistido, como a tramitação dos processos virtuais entre os defensores e os demais setores de secretaria da Defensoria ou setor psicossocial, possibilitando ainda o imediato disparo de diligencias para que os departamentos priorizem processos com prazos mais curtos, possibilitando um desdobramento acelerado dos mesmos, sendo capaz de dar parâmetro àquantidade de atendimentos por área e controlar a pauta de atendimento dos Defensores conectados ou não no sistema. Por outro lado, o sistema permite também o registro de eventual atuação extrajudicial, como a possibilidade de registrar audiências extrajudiciais realizadas e a ser realizadas (e com com posterior acompanhamento de todas as etapas da tramitação no Tribunal de Justiça), mediante o acompanhamento da chamada “pasta virtual”, na qual são exibidos todos os resultados das etapas e tramitações de processos, até a sentença final registrada no sistema. Ou seja, o sistema é uma ferramenta central de apoio total do atendimento e decisão estratégica a ser tomada, corrigindo as eventuais disparidades ocorridas nas diferentes unidades da Defensoria.

Com relação aos cidadãos que procuram a Defensoria Pública do Pará, houve diminuição expressiva no tempo de espera e nas filas de triagem, com desafogamento do atendimento na recepção, fluidez na rotina dos serviços, direcionameto do usuárioa aos setores competentes, redução em cerca de 30% na demanda dos defensores públicos, e finalmente, aumento significativo de encaminhamentos de processos ao Tribunal de Justiça do Estado, com acesso rápido e simples a todas as informações dos assistidos e dos processos em tramitação, bem como disponibilização de uma ferramenta permanente de uso ao Defensor Público para peticionar ao judiciário, já que o sistema permite redigir, imprimir e encaminhar o documento pronto.

O Sistema de Controle de Processos Jurídicos via WEB, além de ser uma ferramenta de fácil utilização, de imediato permite um melhor andamento na rotina diária da defensoria, pois através de seus registros ocorre a triagem dos usuários e a rápida resolutividade no serviço. Dessa forma, retornos de pessoas apenas para informações quanto a andamentos de processos, ou para trazer documentos pertinentes aos Processos, são atendidos na área meio, por servidores competentes, enquanto chegam aos Defensores Públicos somente os casos de cidadãos que realmente precisam de Assistência Jurídica e posterior encaminhamento à Justiça, caso não se tenha conseguido mediar, conciliar ou até mesmo arbitrar, permitindo o desafogamento do atendimento. Por outro lado, no sistema são exibidas todas as informações do usuário coletadas na triagem e no cadastro do atendimento (tais como o cadastro dos dados pessoais e do relato, importantes na composição do modelo de petição, os quais não são necessários que o Defensor tenha o re-trabalho de efetuar o cadastro novamente, pois o sistema compõe esses dados automaticamente), de forma que o Defensor avalia o caso e pode redigir e imprimir a petição, enviando o Processo ao Judiciário para ser devidamente ajuizado, caso seja realmente necessário que se faça.

Consiste na desburocratização do atendimento ao cidadão, permitindo a disponibilização imediata de todos os seus dados em rede no primeiro atendimento, possibilitando a triagem do usuário, encaminhamento aos setores competentes (documentação / retorno / acompanhamento de processo / atendimento com Defensor Público), permitindo registro e controle total de todos os serviços existentes na Defensoria Pública do Estado do Pará. Além disso, nos casos em que o cidadão tem direito a defesa / assistência jurídica, o defensor visualiza todos os detalhes e informações relativos a cada caso (na "pasta virtual"), e tem a seu alcance um modelo de petição on-line já preenchido previamente pelo próprio sistema, o qual apenas precisa ser finalizado, impresso e assinado (sendo que já está em teste a versão que permite a certificação digital) com a descrição da natureza jurídica do fato ou conflito, de modo a ser encaminhado rapidamente ao Poder Judiciário.

No ano de 2009 houve a elaboração do Plano Diretor de Informática da Defensoria Pública do Estado do Pará, o qual foi o dispositivo inicial da mudança de cenário na Tecnologia da Informação dentro do Órgão, permitindo o singular investimento na modernização da infra-estrutura de redes, nos equipamentos e programas utilizados, ambiente de trabalho, pessoal e demais providências para modernização nas ferramentas de gestão. A fase culminante dessa nova fase foi a implantação de uma estrutura tecnológica de ponta em todos os Núcleos Regionais do Estado, e a criação de um software para o registro e controle de todo o atendimento feito aos assistidos pela defensoria. Em seguida, após a instalação do programa em todas as estações de trabalho, deu-se o treinamento dos usuários (Defensores Públicos e Servidores da Defensoria) para operar o sistema, os , de forma que se conseguiu alcançar a totalidade dos Defensores Públicos, bem como dos funcionários envolvidos no atendimento, em um período de dez meses (agosto de 2009 a maio de 2010).

Em qualquer contexto de implantação de um novo sistema informatizado dentro de um órgão público, é natural ocorrer uma certa resistência a mudanças repentinas nas atividades cotidianas dos servidores, acostumados a uma determinada rotina e a um determinado relacionamento com a tecnologia. No caso da Defensoria Pública do Estado do Pará, sobretudo em razão do sistema via WEB se tratar de uma inovação tecnológica, houveram inicialmente algumas barreirs e dúvidas sobre a utilização da ferramenta, todas facilmente suplantadas quando os benefícios do programa foram compreendidos. Outra dificuldade que pode ser apontada são as dimensões continentais do Estado do Pará, fato que tornou os deslocamentos aos municípios onde estavam os Núcleos da Defensoria um pouco mais dificultosos, tanto para a instalação das estações de trabalho quanto para a realizaçao dos treinamentos aos Servidores e Defensores Públicos.

O significativo investimento de recursos financeiros; o compromentimento de todos da Administração da Defensoria com o apoio político e ideológico na elaboração do Plano Diretor de Informática; o apoio e colaboração total e irrestrita a todas as etapas de modernização e implantação do novo cenário tecnológico, desde a estrutura física (redes de fibra ótica, equipamentos em geral, programas modernos, etc) até a criação do programa que deu origem ao sistema hoje utilizado na defensoria; e ainda a cooperação e disposição dos defensores e servidores na fase de capacitação para utilização do novo sistema, que exigiu esforço conjunto do núcleo de Informática e de todos os usuários da defensoria.

Pode-se destacar a grande valia das visitas realizadas a outras Defensorias Estaduais, tais como as Defensorias do Estado do Rio de Janeiro e São Paulo, o que culminou em riquíssimas contribuições ao processo de amadurecimento da idéia e concepção do projeto global, agregando valor ao projeto no contato e ponderação de experiências positivas e negativas, tanto no campo operacional do atendimento, quanto no campo tecnológico. Assim, considerando o cenário das Defensorias Públicas em todo o Brasil, em termos de sistemas de controle processual e informatização, podemos sustentar que a Defensoria do Estado do Pará é com este projeto, pioneira no controle total das variadas ações e diversas etapas do acompanhamento processual.

- Construção do Plano Diretor de informática da defensoria Pública do Estado do Pará
- Investimento em modernização tecnológica (estrutura física, equipamentos, pessoal, programas, sistema de dados em rede e estrutura de banco de dados centralizado)
- Criação de software e instalação na rede de informações do Sistema de Controle de Processos Jurídicos via WEB
- Treinamento dos usuários do sistema
- Utilização do Sistema de Controle de Processos Jurídicos via WEB por 100% dos Defensores públicos em 90% da rede disponível.
- Mais de mil atendimentos em dez meses de funcionamento.

01 Analista de Sistema
01 Analista de Negócio
03 Defensores Públicos colaboradores na experiência jurídica
03 Programadores.

Ambiente de Tecnologia apropriado e devidamente dividido por área de atuação (piso elevado, cabeamento elétrico estruturado, rede elétrica ligada a um banco de baterias (No-break de grande porte), etc.), rede lógica avançada e Data Center climatizado, des-umidificado e adequado para lotação do Hacker dos Servidores.

Associação dos Defensores Públicos do Estado do Pará – ADPEP na elaboração de pesquisa junto aos defensores sobre a possível informatização dos processos internos.

O custo de desenvolvimento do Sistema de Controle de Processo Jurídico Web foi de R$ 75.000,00 (Setenta e Cinco mil Reais).

Servidores de Aplicação e Banco de Dados: R$ 20.554,00 (Vinte Mil e Quinhentos e Cinquenta e Quatro Reais) Licença de Software (SGBD): US$ 65.000,00 (Sessenta e Cinco Mil Dólares) em duas licenças, sendo uma para cada Núcleo do Servidor de Banco de Dados.